薬剤師のメールやFAXのビジネスマナー | 薬剤師トピックス

薬局などでは、外部との連絡にいろいろなツールが使われます。
電話の他にも、FAXeメールなども使われます。

薬局と外部とのコミュニケーションツール

電話をはじめ、FAXeメールは、外部とのやり取りをするのに重要なツールです。
特に、FAXeメールは文書が記録され残ることから、薬局動詞であったり、取引先との間のやり取りでいろいろと利用されることも多くなっています。

コミュニケーションツールについては、社会人としてのマナーというものもあり、またTPOをわきまえたルールもあり、注意しなければいけない点もあります。

FAXの送り状はつけるべきか

文書の記録が残るのと、相手が気づきやすいという点、多くの情報が一目で伝えられるという点ではFAXは優れています。
一方で、FAXを送った方からすれば、本当に送った相手はFAXを見てくれているだろうかという点はわかりません。

多くの場合、FAXを送ってしばらくしてから、「今、そちらに〇〇の件でFAXを送ったのですが・・・」という具合で確認を摂ることが多いでしょう。

送った内容が、時間的に余裕がなかったり、重要な内容であればあるほど、電話での連絡も必要になってきます。

FAXは、送信する時に1枚送り状として表書きをつけて送信するのが常識です。
発信者、日時、送信先の名称・名前、件名、送信枚数、簡単な要約やコメントなどを入れると良いでしょう。

ただ、何枚もFAXをやり取りするような間柄だと、原則の一般マナーにこだわってその都度、表紙をつけていたら、FAX用紙の無駄遣いという考えもあります。
送り先と相談し、送り状は省略し、1枚面のはじめの空いたスペースに重要情報を追記するという形でも良いかもしれません。

eメールでの時候の挨拶は入れるべきか

ビジネスでFAXとともによく使われるツールがeメールです。

CCとBCCをうまく使い分けることで便利に使えます。
BCCを利用すれば、CCの人と同じ文章が届きますが、宛先やCCの人にはBCCの人にも送ったということはわかりません。

手紙では、「最近、暑くなってまいりましたが、・・・」などと時候の挨拶から始めますが、ビジネスでのeメールでは全く不要です。
「いつもお世話になっております。」と一言記載し、すぐに本題に入ると良いでしょう。

LINEやチャット

最近では、同じ薬局内の仲間同士などでは、LINEでやりとりしたりするケースもありますし、医療機関向けの院内SNSのようなものを利用し、チャットで連絡をするといったことも行われてきています。

SNSやクラウドサービスが充実しているネット社会において、コミュニケーションの方法もいろいろと変わってきています。

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